Evaluación del manejo de inventarios de bienes duraderos en la Universidad Técnica de Babahoyo

Evaluation of durable goods inventory management at the Technical University of Babahoyo

Ramos, Carpio J.P. (2026). Evaluación del manejo de inventarios de bienes duraderos en la Universidad Técnica de Babahoyo. Innovación, Saber y Capacitación Profesional. 2(1), 88-111.

La gestión eficiente de los bienes de larga duración ha asegurado el correcto funcionamiento de las instituciones educativas, pues ha garantizado la conservación, disponibilidad y adecuada utilización de los recursos. Sin embargo, se ha observado que las entidades que no logran una correcta gestión y control de bienes manifiestan irregularidades en la administración, al afectar la operatividad y satisfacción de los usuarios. De ahí que, el presente estudio se orientó en identificar y analizar las deficiencias en la gestión y almacenamiento de bienes de larga duración en la bodega de la Universidad Técnica de Babahoyo. Para ello, se empleó un enfoque cualitativo-descriptivo, al utilizar técnicas como la observación directa, entrevistas y revisión documental, que diagnosticaron las condiciones actuales del almacén y las prácticas del personal encargado. Los resultados revelaron que la falta de planificación en la recepción, la ausencia de métodos adecuados de almacenamiento, la distribución física inadecuada y la concentración de responsabilidades en un único custodio afectaron la eficiencia y control del inventario. Es más, se identificó que estas deficiencias provocaron desorden, retrasos en la entrega y deterioro de los bienes. Se concluyó que la mejora en la gestión logística requiere la implementación de procedimientos viables, capacitación del personal, optimización del espacio y fortalecimiento del control interno para garantizar un manejo eficiente y seguro de los recursos institucionales.

Palabras claves: Gestión de bienes, Almacenamiento, Bodega, Control de inventarios, Logística.

Efficient management of long-term assets has ensured the proper functioning of educational institutions by guaranteeing the preservation, availability, and appropriate use of resources. However, it has been observed that institutions that fail to achieve proper asset management and control exhibit administrative irregularities, negatively impacting operational efficiency and user satisfaction. Therefore, this study aimed to identify and analyze deficiencies in the management and storage of long-term assets in the warehouse of the Technical University of Babahoyo. A qualitative-descriptive approach was employed, utilizing techniques such as direct observation, interviews, and document review to diagnose the current conditions of the warehouse and the practices of the responsible personnel. The results revealed that a lack of planning in receiving, the absence of appropriate storage methods, inadequate physical layout, and the concentration of responsibilities in a single custodian negatively affected inventory efficiency and control. Furthermore, these deficiencies led to disorganization, delivery delays, and deterioration of the assets. It was concluded that improving logistics management requires the implementation of viable procedures, staff training, space optimization, and strengthening of internal controls to ensure efficient and safe handling of institutional resources.

La Universidad Técnica de Babahoyo (UTB) es una institución integrante del Sistema de Educación Superior, sujeta a los mecanismos de regulación y control establecidos por la normativa vigente. Fue creada mediante el Decreto N.º 1508, el 5 de octubre de 1971, en la ciudad de Babahoyo, provincia de Los Ríos. Desde su fundación, la UTB ha consolidado una trayectoria institucional orientada a la formación académica, sustentada en principios éticos y morales. De hecho, ha contribuido a la transformación social y económica del país, sobre todo en el fortalecimiento del talento humano.

En cuanto a su estructura organizativa, la administración central de la Universidad Técnica de Babahoyo está conformada por diversas direcciones. Entre ellas, los centros y departamentos responsables de la ejecución de actividades académicas, culturales y logísticas, todas ellas sujetas a procesos administrativos y de control interno. En este marco, el presente estudio de caso se desarrolla en el Departamento de Bienes e Inventarios de la UTB, unidad encargada del ingreso, manejo, custodia y control de los bienes adquiridos por la institución (Castro Cedeño & Zambrano Zambrano, 2022).

La investigación se desarrolla en el almacén-bodega de bienes de larga duración, en donde se identificaron inconvenientes en el funcionamiento (Reyna Delgado & Mendoza Saltos, 2022). Entre los principales problemas se evidencian deficiencias en la planificación del área de recepción y una gestión inadecuada de los procesos logísticos. Así como, una incorrecta clasificación e identificación de los bienes, particularmente en la diferenciación entre aquellos de reciente adquisición y los obsoletos. De ahí que, estas limitaciones operativas han generado consecuencias que afectan el desempeño general del área (Chen, 2025).

Los inconvenientes registrados no corresponden a situaciones aisladas, sino que se han presentado de manera recurrente a lo largo del tiempo, al dar lugar a diversas implicaciones administrativas y operativas. Dichas situaciones han sido documentadas en el presente estudio de caso como elementos de sustento para el análisis de la problemática identificada.

En este sentido, la finalidad del estudio consiste en identificar las deficiencias que inciden en el funcionamiento del almacén-bodega de la Universidad Técnica de Babahoyo. Para ello, se consideró como problema central la deficiente gestión de los procesos de almacenamiento de los bienes de larga duración.

La pertinencia de esta sublínea de investigación radica en su relación directa con el tema objeto de estudio, dado que el análisis desarrollado contempla aspectos de los principios básicos de la administración y la gestión. En particular, se examina la aplicación de un conjunto de acciones orientadas a la adecuada ejecución de las funciones administrativas, las cuales se evidencian como insuficientes en el almacén-bodega de la UTB.

Como consecuencia, los procesos y funciones implementados no resultan eficientes para los colaboradores de la institución. De modo que repercute negativamente en el uso de los recursos, la localización de existencias, la preparación de pedidos y la precisión de la información (Xu et al., 2024).

Para el desarrollo del estudio se empleó una metodología de tipo cualitativo y descriptivo, que narró y caracterizó las situaciones y hechos observados en el entorno de estudio (Zhang et al., 2023). Es más, se aplicó el método analítico, que facilitó la identificación de las causas, la naturaleza y los efectos de la problemática analizada.

Para obtener información sobre el sistema de gestión y almacenamiento de la bodega de la UTB, se utilizaron técnicas de investigación como la observación directa y la entrevista, apoyadas en una guía de observación y en un cuestionario (ver tabla 1). En cuanto a las fuentes de información secundaria se revisaron documentos y registros institucionales relacionados con el Departamento de Bienes e Inventarios. Incluso, se realizaron entrevistas semiestructuradas dirigidas tanto al analista de bienes e inventario, responsable de la administración del almacén, como a los usuarios que interactúan regularmente con la bodega.

La Universidad Técnica de Babahoyo se configura como una institución de educación superior al incorporarse por facultades, extensiones universitarias, centros y diversas dependencias académicas y administrativas. Sus actividades se sustentan en las funciones sustantivas de docencia, investigación y vinculación con la colectividad. Así como, en la gestión administrativa, las cuales se desarrollan bajo principios de libertad académica y pluralidad de pensamiento, al garantizar el cumplimiento de los fines universitarios.

Dentro de su estructura organizativa se encuentra el Departamento de Control de Bienes e Inventarios, unidad responsable de la administración patrimonial de la institución. Este departamento dispone de dos bodegas diferenciadas: una destinada al resguardo de bienes de control administrativo y otra orientada al manejo de bienes de larga duración. En ambas se deben de aplicar los principios básicos de la administración y la gestión. Sin embargo, el presente estudio de caso se focaliza específicamente en la bodega de bienes de larga duración.

En el almacén-bodega se desarrollan actividades relacionadas con la recepción, verificación, almacenamiento, custodia, control y entrega de los bienes de larga duración. Dichas tareas son ejecutadas por un único funcionario, denominado analista de bienes, quien asume simultáneamente la responsabilidad del resguardo y la administración de los recursos asignados a esta dependencia.

A partir de la observación realizada, se identificó como problemática central la deficiente gestión de los procesos de almacenamiento y control, particularmente en lo concerniente a la función logística. Los procedimientos de almacenaje y distribución no se ejecutan de manera adecuada, al evidenciar falencias en los procesos de recepción, organización, seguridad y custodia de los bienes existentes en las instalaciones.

Entre los procesos identificados se encuentra el proceso de recepción de materiales, el cual no se desarrolla de forma óptima. En esta etapa se observan deficiencias, tales como la inexistencia de un instructivo que establezca de manera clara los procedimientos a seguir y la ausencia de una zona de recepción debidamente demarcada. Estas limitaciones inciden negativamente en la correcta gestión del flujo de bienes desde su ingreso a la bodega.

Se constató la falta de personal suficiente y de equipos adecuados para la manipulación de los bienes de larga duración. La ausencia de implementos como pallets, rampas y transpaletas manuales dificulta el proceso de descarga y movilización de los bienes. Cuando las actividades de recepción no se planifican de manera adecuada, el flujo de materiales se torna lento e ineficiente. Esta situación que se ve agravada por espacios de maniobra restringidos, equipos inadecuados y demoras en los procesos de inspección y documentación.

En consecuencia, el primer proceso del sistema logístico presenta inconvenientes derivados de una inadecuada ejecución de las funciones administrativas. La falta de planificación limita el ingreso oportuno de los bienes y genera condiciones que obstaculizan un flujo eficiente, tales como áreas no delimitadas, deficiencias en los medios de manejo de materiales y retrasos en la inspección. Así como, la ausencia de una clasificación previa de los bienes antes de su ubicación en las áreas de almacenamiento.

La recepción constituye una de las etapas más críticas dentro del funcionamiento del almacén, dado que en ella convergen múltiples procesos que condicionan el desempeño posterior del sistema logístico. La carencia de un espacio adecuado y claramente definido propicia desorden, errores operativos y confusión en la manipulación de los bienes, especialmente cuando los procesos comparten un mismo espacio físico.

En este sentido, una gestión inadecuada del proceso de recepción repercute directamente en el conjunto de las actividades logísticas, al afectar tanto el almacenamiento como el movimiento interno de los bienes. Estas deficiencias iniciales generan un efecto acumulativo que impacta negativamente en la eficiencia del sistema de trabajo.

Como resultado, un proceso de recepción con falencias impide una descarga ágil y ordenada de los bienes, ocasiona desorganización en las etapas subsiguientes y limita la aplicación de un sistema racional de trabajo. Esta situación se agrava al considerar que un solo analista es responsable de ejecutar múltiples actividades, las cuales se desarrollan con restricciones impuestas por las condiciones físicas del área y la disponibilidad limitada de equipos.

Otro de los procesos en los que se evidenció una mayor deficiencia corresponde a la zona de almacenamiento. Este espacio está destinado a conservar los bienes de larga duración durante el tiempo de su permanencia en la bodega, ya sean nuevos, obsoletos o aquellos que se encuentran destinados a procesos de baja. La ausencia de una adecuada organización y clasificación en esta área compromete la eficiencia operativa y el control efectivo de los bienes institucionales.

Una vez que los bienes son recepcionados por el analista administrativo, se procede a la etapa de almacenamiento. No obstante, este proceso constituye uno de los puntos con mayores deficiencias dentro de la gestión del almacén, debido a que los bienes son ubicados de manera aleatoria. De modo que ocupa cualquier espacio disponible, sin considerar criterios técnicos ni operativos. En consecuencia, la distribución interna no responde al flujo de entrada y salida de los bienes, lo que dificulta su control y localización.

El almacenamiento debe concebirse como un espacio destinado al resguardo ordenado y seguro de los bienes, los cuales permanecen en dicha área durante un periodo determinado, de acuerdo con su naturaleza y uso institucional. En este sentido, la zona de almacenamiento cumple una función estratégica dentro del sistema logístico, ya que garantiza la conservación adecuada de los bienes y facilita su posterior movilización.

Sin embargo, la disposición actual de los bienes en el área de almacenamiento evidencia la ausencia de métodos técnicos y principios básicos de organización. Esta situación revela un desconocimiento de los criterios de diseño de localización que permiten ubicar los bienes de manera eficiente y recuperarlos con mayor facilidad. Inclusive, se observa una limitada comprensión de las características de los productos y de las condiciones específicas que requieren para su correcta protección, manipulación y conservación.

Entre los métodos de almacenamiento que no se aplican se encuentra el principio de complementariedad, el cual establece que los bienes que se utilizan o despachan conjuntamente deben ubicarse próximos entre sí. En el caso analizado, este criterio no se cumple, como se evidencia en la inadecuada disposición de equipos de cómputo que, pese a su relación funcional, se encuentran dispersos dentro del almacén.

Aparte no se considera el criterio de compatibilidad, según el cual ciertos bienes, debido a sus características físicas o técnicas, no deben almacenarse de forma contigua, con el fin de prevenir daños, accidentes o inconvenientes operativos. Esta omisión se refleja en la ubicación inadecuada de equipos como aires acondicionados, televisores y transformadores, lo que incrementa el riesgo de afectaciones materiales y operativas.

Otro criterio que no se aplica es el de popularidad, el cual se refiere a la disposición estratégica de aquellos bienes con mayor frecuencia de demanda. Este método sugiere que dichos bienes deben ubicarse en zonas de fácil acceso, al reducir los recorridos necesarios para su localización y entrega en la optimización de los tiempos y en la mejora de la fluidez del proceso logístico.

Desde el punto de vista técnico, los métodos de almacenamiento definen la forma en que las mercancías ingresan y se organizan dentro del almacén. Estos sistemas pueden ser ordenados, cuando cada bien cuenta con una ubicación fija y predeterminada, o caóticos, cuando las ubicaciones se asignan de manera dinámica conforme se reciben los bienes. En el caso analizado, la ausencia de un sistema definido ha dado lugar a un desorden generalizado que limita la eficiencia operativa.

En consecuencia, la falta de asignación precisa de espacios para cada bien provoca una ocupación ineficiente del área de almacenamiento, al dificultar la fluidez de los bienes y restringir su movilización. Esta situación evidencia que en el almacén-bodega no se realiza una adecuada optimización del espacio, debido a la inexistencia de métodos formales de almacenamiento. Como resultado, se generan áreas ocupadas innecesariamente, se retrasa la localización de los bienes y se incrementan las dificultades operativas, al afectar tanto el acceso al almacén como la gestión integral de los recursos institucionales.

Se evidencia que las diversas causas identificadas generan un desorden generalizado al interior de las instalaciones, al observarse un sistema de almacenamiento ineficiente. Por tanto, se observa dificultades para la localización de los bienes, pérdida de tiempo operativo y deficiencias en la búsqueda, debido a su incorrecta ubicación y a la inexistencia de métodos adecuados de almacenamiento. De hecho, estas falencias incrementan el riesgo de deterioro y daño de los bienes, al repercutir negativamente en la confianza que los usuarios externos depositan en la gestión del analista administrativo.

Es más, se identifica la carencia de equipos y materiales apropiados para la manipulación y movilización interna de los bienes. En este sentido, no se dispone de implementos básicos de protección personal, como guantes, mascarillas, batas u overoles, ni de equipos mecánicos como montacargas, indispensables para una movilización segura y eficiente. Además, los pocos equipos existentes se encuentran en condiciones obsoletas, al dificultar el desarrollo de las actividades diarias del responsable de la unidad.

A ello se suma la insuficiencia de estanterías, perchas y secciones claramente definidas que permitan un adecuado acondicionamiento, identificación y distribución de los bienes. Esta limitación impide una separación efectiva entre bienes nuevos, obsoletos o en mal estado, al acentuar el desorden interno. La obsolescencia, entendida como la pérdida de utilidad de equipos y bienes, no por fallas funcionales, sino por un desempeño inferior frente a alternativas más recientes, constituye un elemento que debería ser considerado en la organización del almacén.

En un sistema de almacenamiento eficiente, cada bien debe ubicarse conforme a su clasificación e identificación, en pasillos, secciones y estantes debidamente señalizados, de manera que se facilite tanto su colocación como su posterior localización. Sin embargo, este principio no se cumple en el almacén analizado, dado que no existen delimitaciones ni demarcaciones en las distintas zonas, al dificultar la organización espacial y operativa.

La ausencia de una adecuada clasificación física de los bienes perpetúa los problemas existentes, al no establecerse criterios para agruparlos según sus características, dimensiones, peso, tipo o uso. Esta situación impide la identificación rápida y precisa de los bienes y limita la posibilidad de contrarrestar las deficiencias observadas en la gestión del almacenamiento.

En consecuencia, el escenario descrito genera múltiples efectos adversos, entre los que se destacan la lentitud en la movilización de los bienes, pérdidas de tiempo, daños físicos en los activos y obstáculos para un despacho eficiente. Incluso, se presentan deficiencias en la identificación y búsqueda de los bienes. Desde el punto de vista del guardalmacén, estas condiciones implican riesgos para la salud, como la aparición de alergias u otras afecciones derivadas de la acumulación de polvo y de la falta de equipos de protección adecuados durante las actividades diarias.

Otra sub-causa asociada al proceso de almacenamiento se relaciona con la disposición física de la bodega, es decir, con el ordenamiento y ubicación de los bienes adquiridos por la institución. En este caso, la distribución espacial resulta inadecuada debido a deficiencias en la iluminación, ausencia de señalización visible y ubicación incorrecta de equipos de seguridad, como extintores. Además, se identifican bienes que, por sus características, no deberían encontrarse en la bodega, al contribuir a un orden aleatorio y dificultar la movilización segura del personal encargado.

El almacenamiento basado en un orden aleatorio constituye una de las formas menos eficientes de organización, clasificación y distribución de bienes. Por tanto, no responde a un sistema estructurado, al aumentar el riesgo de accidentes laborales durante la manipulación de los productos. Es más, esta condición requiere de adoptar criterios técnicos que garanticen un entorno de trabajo seguro y funcional.

Se ha observado, además que la iluminación insuficiente o inadecuada en el interior de la bodega representa una desventaja, ya que limita la visibilidad, dificulta la identificación de los bienes y compromete la eficiencia en su manipulación y mantenimiento. Esta deficiencia incrementa el riesgo de errores operativos y accidentes laborales.

Sumado a esto, se constató la ausencia de medidas de seguridad y señalización preventiva, tales como señales de advertencia, prohibición, obligación, salvamento o auxilio, las cuales resultan indispensables para la prevención de riesgos laborales. De ahí que, la seguridad debe entenderse como un conjunto de medidas orientadas a prevenir accidentes y proteger la integridad física del personal.

Si bien hasta el momento no se han registrado extravíos de bienes, la falta de medidas preventivas y de seguridad constituye un riesgo latente que podría derivar en situaciones de emergencia o pérdida de control operativo. Por tanto, se debe implementar acciones preventivas antes de que ocurran eventos adversos.

En lo que respecta a la prevención de incendios, el almacén-bodega cuenta únicamente con un extintor ubicado en un área poco visible y de difícil acceso. La ausencia de señalización específica que identifique los equipos contra incendios limita la capacidad de respuesta ante una eventual emergencia. Esta situación genera desconocimiento de los procedimientos de seguridad tanto en el personal interno como en los usuarios externos que ingresan al área, al incrementar el riesgo de accidentes laborales y comprometer la seguridad integral de las instalaciones.

En el interior del almacén se observa con frecuencia la presencia de bienes que, debido a sus características, no deberían encontrarse en estas instalaciones. Esta situación afecta de manera directa la libre movilidad del personal y el ingreso adecuado de nuevos bienes, al evidenciar un control deficiente y una gestión inadecuada de la información relacionada con el inventario.

Inclusive, se identificó que varios bienes han superado su vida útil, como equipos de cómputo, escritorios y sillas, los cuales se encuentran mezclados con aquellos que aún se encuentran en condiciones operativas. Esta falta de diferenciación dificulta la identificación entre bienes nuevos, funcionales y deteriorados, lo que conlleva al desconocimiento de la cantidad real y el estado de cada tipo de bien existente en el almacén.

La mezcla de bienes con características distintas genera múltiples consecuencias negativas, entre ellas la reducción del espacio físico disponible para desarrollar adecuadamente las actividades y una clasificación ineficiente. Así como, confusión al momento de seleccionar los bienes debido a su apilamiento desordenado, dificultades para una localización rápida y, como resultado, reclamos recurrentes por parte de los usuarios. Todo ello incide directamente en una organización deficiente de las actividades internas del almacén.

Ante la situación perceptible en el almacén-bodega, se ha observado que el proceso de almacenamiento no se desarrolla de manera eficiente. No obstante, se evidencia una limitada intervención y control por parte de las autoridades competentes para mejorar estas condiciones, al relegar a un segundo plano una problemática institucional. Cabe destacar que esta bodega es la responsable de salvaguardar los bienes de propiedad, planta y equipo de una institución de educación superior.

Desde el punto de vista administrativo, la eficiencia se relaciona con el uso óptimo de los recursos disponibles para obtener los mejores resultados. Mientras que la eficacia se vincula con la correcta ejecución de las actividades orientadas al logro de los objetivos institucionales. En este sentido, la administración implica coordinar y supervisar las tareas del personal para asegurar que se realicen de manera eficiente y eficaz. Sin embargo, en el almacén-bodega se evidencia que los procesos y funciones administrativas no se cumplen de forma adecuada en la etapa de almacenamiento.

En consecuencia, se debe de trabajar en integrar de manera equilibrada los recursos básicos del proceso de almacenamiento, tales como el talento humano, los equipos y el espacio físico. La insuficiencia de estos elementos dentro de las instalaciones limita la implementación de métodos eficientes y dificulta la conservación adecuada de los bienes institucionales.

La siguiente etapa en la que se identificaron inconvenientes corresponde al movimiento de los bienes, específicamente al proceso de entrega de materiales. Este procedimiento se caracteriza por su lentitud, al generar retrasos en el cumplimiento de las labores asignadas tanto a los custodios como al analista de bienes e inventarios del almacén-bodega de la Universidad Técnica de Babahoyo.

El proceso se inicia cuando los usuarios finales presentan el formulario de solicitud de entrega de bienes para retirar equipos u objetos del almacén, el cual es revisado por el analista administrativo. Sin embargo, a partir de este momento, se generan tiempos de espera prolongados que ocasiona inconformidad y malestar en los usuarios debido a la demora en la atención, al afectar la calidad del servicio brindado.

Esta problemática es consecuencia directa de un proceso de almacenamiento ineficiente y de un sistema de información inadecuado. Un sistema de información eficiente apoya al personal en el cumplimiento de sus funciones, al verificar y validar la información registrada. Por ejemplo, cuando una solicitud de entrega detalla la salida de determinados bienes con características específicas, dicha información debe contrastarse tanto físicamente como en el sistema de gestión correspondiente.

Por tanto, la ausencia de un sistema de información limita el control, seguimiento y verificación de los bienes, al afectar la transparencia y eficiencia del proceso de movimiento de inventarios. Es más, se observa el papel de fortalecer tanto los procesos operativos como los sistemas de información que respalden la gestión integral del almacén-bodega.

En consecuencia, el principal inconveniente identificado en este proceso corresponde al tiempo excesivo requerido para la entrega de los bienes a los custodios. Esta situación evidencia una deficiente optimización de los tiempos de manipulación y despacho. De modo que genera en el usuario final sensaciones de desconfianza y malestar, especialmente cuando el estado físico del bien no resulta adecuado debido a las condiciones en las que ha sido almacenado. Tales circunstancias propician conflictos entre las partes involucradas y deterioran la percepción del servicio institucional.

El descontento por los usuarios no se limita únicamente a los tiempos prolongados de espera, sino también a la falta de información completa y oportuna sobre los bienes entregados, tales como su estado, condiciones de uso y recomendaciones en su manejo. Sin embargo, una vez que el bien es retirado del almacén-bodega, la responsabilidad sobre su cuidado, uso adecuado y conservación recae directamente en el custodio asignado.

Inclusive, una vez que los bienes son retirados por los usuarios externos, se genera la necesidad de reubicar aquellos que permanecen en el almacén, con el fin de optimizar el espacio disponible y mejorar la gestión del almacenamiento. No obstante, este principio no se aplica de manera sistemática, al ocasionar consecuencias negativas que afectan la manipulación, distribución y orden de los bienes de larga duración.

Luego de analizar los procesos de la función logística, así como las causas que originan el problema central y sus efectos, se deben de señalar la existencia de otras deficiencias que limitan la mejora de los procesos de almacenamiento. Entre ellos, destaca la ausencia de una función dentro de la gestión administrativa: el control.

La falta de un control por parte de los directivos del Departamento de Bienes e Inventarios constituye un elemento determinante que incide negativamente en la gestión del almacenamiento. La inexistencia de mecanismos de control adecuados propicia la aparición de múltiples variables que afectan el desempeño operativo y la eficiencia de los procesos desarrollados en el almacén-bodega.

Por tanto, el control se concibe como una herramienta de la dirección, orientada a proporcionar información confiable, oportuna y pertinente para la toma de decisiones operativas y estratégicas. Su ausencia limita la capacidad institucional para evaluar el uso eficiente de los recursos y verificar el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos.

La carencia de control por parte de los responsables de la bodega genera, además, inconformidad y desmotivación en el analista administrativo. De hecho, debe ejecutar los procesos de almacenamiento sin contar con las herramientas, equipos y métodos necesarios para desempeñar su labor de manera eficiente.

El analista administrativo requiere de un entorno laboral digno y adecuado, donde desarrolle sus funciones de forma óptima. De lo contrario, el trabajo se ejecuta de manera inadecuada, al traducirse en bajo desempeño, escaso compromiso institucional y limitada responsabilidad en la gestión de los bienes.

Dentro de la gestión del almacenamiento, el recurso humano constituye un elemento para la ejecución de las actividades que se desarrollan en el interior de la bodega. Sin embargo, la multiplicidad de tareas asignadas al analista administrativo, sin el apoyo de una red de colaboración, genera una evidente sobrecarga laboral que impacta negativamente en la calidad del trabajo realizado.

Esta sobrecarga se manifiesta en forma de estrés laboral, agotamiento físico y mental, producto de la elevada responsabilidad que recae sobre una sola persona. Como consecuencia, se evidencian ineficiencias, asociadas principalmente a costos ocultos, tales como pérdidas, sustracciones y un aumento de la obsolescencia de los bienes, derivadas de una gestión de almacenamiento deficiente.

A ello se suma la falta de capacitaciones periódicas orientadas a fortalecer los conocimientos y competencias del analista administrativo en materia de almacenamiento y distribución. Incluso, se evidencia la ausencia de espacios de actualización, como seminarios o talleres, que incorpore nuevas prácticas y tendencias aplicables a sus funciones, al limitar así el desarrollo eficaz y eficiente de las actividades asignadas.

Sumado a esto, las desventajas descritas repercuten directamente en el desempeño del servidor público responsable del almacén-bodega de la Universidad Técnica de Babahoyo. Además, otros factores estructurales y organizativos impiden el aprovechamiento eficiente del espacio físico disponible, dificultan el acceso a los bienes de larga duración y limitan un adecuado nivel de rotación que facilite su entrega oportuna. Como resultado, se genera un desconocimiento parcial o total de los bienes almacenados.

Los resultados han evidenciado la ausencia de buenas prácticas de almacenamiento y la presencia de deficiencias operativas en el interior del almacén-bodega. Es más, ha concordado con estudios que reconocen que la gestión de inventarios de activos constituye una responsabilidad y una tarea de peso en la salvaguarda de los recursos en las instituciones educativas (Chiquito Tigua & Holguín Cercado, 2025). De ahí que, se deben de contar con procedimientos estandarizados y una adecuada planificación en la gestión de almacenes para asegurar la eficiencia operativa y la conservación de los bienes (Miño Zabala et al., 2025).

En la investigación se ha observado que la ausencia de prácticas sistemáticas en el almacenamiento ha provocado desorden y deterioro de los bienes. De hecho, ha coincidido con estudios que señalan los impactos negativos derivados de la carencia de métodos organizados (Posligua Chichanda et al., 2025) (Furlan de Assis et al., 2024).

El retraso en la entrega y la insatisfacción de los usuarios ha reflejado la necesidad de implementar sistemas de información modernos (uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (Tics)), tal como han sugerido estudios recientes (Romero Chacha & Pacheco Najera, 2025). Incluso, se ha abogado por la automatización y el uso de tecnologías avanzadas, como los sistemas de gestión de almacenes para optimizar los procesos de almacenamiento, la planificación y el control de inventarios (Solórzano Mendoza & Mendoza Vera, 2022).

La concentración de responsabilidades en un solo funcionario, sin la adecuada supervisión directiva, ha generado problemas en la gestión del almacén. Esta situación se ha alineado con investigaciones recientes que vinculan la falta de control con un incremento en las ineficiencias operativas y la disminución de la calidad en la prestación del servicio (Alvarado Choez & Cedeño Zambrano, 2023).

En un marco más amplio, estos resultados sugieren el fortalecimiento de los procesos logísticos en almacenes institucionales mediante la implementación de controles, capacitación continua y mejor distribución de responsabilidades (Vega Caballero et al., 2024). Además, se recomienda que futuras investigaciones comparen y analicen la aplicación de las Tics para la automatización de la gestión de inventarios en varias universidades de la región, como del sector público (Ho et al., 2025) (Perkumienė et al., 2022).

En el estudio se ha observado que el área de recepción las actividades no se han realizado de la manera más idónea, en virtud de que no existe una planeación para el correcto flujo de bienes. De hecho, se ha carecido de un manual de procedimiento propiamente establecido, de tal manera que los espacios de maniobra y los mecanismos de manipulación no son los adecuados.

En el área de almacenamiento los bienes se han ubicado sin ningún criterio en cualquier lugar o espacio, algunos han permanecido desordenados, lleno de polvo y muchas de las veces en mal estado. Inclusive, se ha evidenciado la carencia de métodos de almacenamiento, al provocar dificultad, e ineficiencia en la movilización, insatisfacción a los usuarios, debido que las instalaciones no son las apropiadas. Es más, en el área de entrega el principal inconveniente ha constituido el tiempo prolongado en busca del bien debido al desorden visible en el interior de las instalaciones.

Se observó que el almacén no cuenta con una distribución física que responda a las características de los bienes de larga duración en que se encuentran en el interior de las instalaciones. Además, la concentración de responsabilidades en un único custodio, sin un adecuado control y supervisión por parte de la dirección, ha limitado el correcto manejo, resguardo y orden de los bienes. Por tanto, se debe trabajar en fortalecer las prácticas administrativas, la distribución del trabajo en el área, la formación continua y la incorporación de las Tics para lograr una gestión eficaz y sostenible de los inventarios.

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El autor no recibió financiación para el desarrollo de la presente investigación.

[1] ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5809-8387, Instituto Superior Tecnológico de Investigación Científica e Innovación. Ecuador, E-mail: jeanpierrer88@gmail.com

Aspectos	Valoración
Aspectos	Si	No	No procede
Están demarcadas las zonas		X
Disponibilidad de equipos y materiales		X
Las señales de seguridad están visibles y correctamente distribuidas.		X
Almacenamiento inadecuado	X
Eficacia y eficiencia de tareas		X
Los extintores se encuentran visibles y accesibles		X
Efectividad en la manipulación de bienes		X
Los pasillos están libres de obstáculos		X
Los bienes se encuentran limpios		X
Iluminación insuficiente	X
Bodega limpia		X
Existen bienes en desuso	X
Manual de procedimientos para uso de la bodega		X
Apilamiento de bienes	X